¨La Ley de protección de datos prohíbe divulgar información personal de un candidato obtenida durante una prueba poligráfica sin su pleno consentimiento. La ley establece que los datos recopilados deben ser tratados de manera confidencial y utilizados únicamente para los fines establecidos en el proceso de la prueba. Cualquier divulgación no autorizada de información personal del candidato puede ser considerada como una violación a la norma y estar sujeta a sanciones legales¨.
1.PROPÓSITO:
El presente protocolo tiene como objetivo establecer pautas y procedimientos que debe seguir el Profesional en Poligrafía al realizar pruebas poligráficas en Servicios de Poligrafía de Colombia SAS. El Profesional en Poligrafía es el único responsable de llevar a cabo las pruebas de manera ética, profesional, precisa y confidencial.
Además, se incluye información sobre el envío de resultados, el acompañamiento del candidato al ingreso y a la salida de la sala de Poligrafía, la revisión y corrección de informes, cuentas de cobro y formas de pago por parte de la empresa.
2. RESPONSABILIDADES DEL POLIGRAFISTA:
2.1. Puntualidad: El Profesional en Poligrafía debe ser puntual, llegando 15 minutos antes de la hora citada para la prueba. Es responsabilidad del Poligrafista salir a recibir al candidato y acompañarlo tanto en el ingreso a la sala de poligrafía como al finalizar la prueba hasta la salida. Esto es fundamental para garantizar y evitar cualquier pérdida o extravió de elementos de valor o información importante durante el recorrido. No debe permanecer el candidato solo en ningún momento, ya que es importante mantener el control. El acompañamiento del Poligrafista contribuye a generar confianza y brindar un ambiente seguro para todos en la empresa y el candidato.
2.2. Mantener la confidencialidad: El Profesional en Poligrafía debe mantener la confidencialidad de toda la información obtenida durante las pruebas de polígrafo. No se debe socializar la información contenida dentro del informe de poligrafía a terceros sin previo consentimiento ni autorización.
2.3. Realización de las pruebas y cuidado de los equipos: El Profesional en Poligrafía debe poner en práctica todos los procedimientos y estándares de la Poligrafía y seguir las políticas de la empresa SPC SAS diligenciando los formatos correctamente y así mismo hacer buen uso y cuidado de los equipos manteniéndolos en óptimas condiciones.
2.4. Imparcial: El Profesional en Poligrafía debe ser objetivo e imparcial, evitando sesgo o favoritismo.
2.5. Proactivo: El Profesional en Poligrafía debe estar dispuesto a tomar la iniciativa para obtener la información necesaria. Además, buscar constantemente mejorar sus habilidades y conocimientos, manteniéndose al tanto de las últimas técnicas y avances en su campo. Esta actitud proactiva garantiza que el Profesional en Poligrafía brinde un servicio de calidad, confiable y efectivo.
2.6. Cumplir las leyes y regulaciones: El Profesional en Poligrafía debe cumplir con todos los estándares de la Poligrafía de acuerdo con las leyes y regulaciones (APA).
3. PROCEDIMIENTO DE LAS PRUEBAS DE POLÍGRAFO:
3.1. Programación de la prueba: La Líder del Departamento de Poligrafía coordinará la programación de las pruebas de polígrafo con el Profesional en Poligrafía, de acuerdo con los requerimientos y necesidades de los clientes.
3.2. Información previa a la prueba: Antes de realizar la prueba, el Profesional en Poligrafía proporcionará al examinado toda la información necesaria sobre el proceso del polígrafo, de acuerdo con los estándares de la APA, incluyendo el propósito de la prueba y los derechos y procedimientos involucrados.
3.3. Administración de la prueba: El Profesional en Poligrafía administrará la prueba de acuerdo con los estándares y procedimientos establecidos por la APA. Se registrarán y analizarán los datos obtenidos durante la prueba.
3.4. Interpretación de los resultados: El Profesional en Poligrafía será el directo responsable de interpretar los resultados de la prueba de manera precisa y objetiva (lectura de las gráficas). Elaborará un informe detallado utilizando los formatos diseñados por la empresa (adjunto formatos para examinados género masculino – femenino) en el que refleje los hallazgos y conclusiones de la prueba, teniendo una correcta REDACCIÓN Y ORTOGRAFÍA, este informe deberá enviarse a los correos: unidadpoligrafia.spc@spcltda.net y seguridadspc@yahoo.es, en un lapso no mayor a las 12 horas de haber realizado la prueba, y anexando al final del informe, la autorización diligenciada por el examinado, con huella.
4. SEGURIDAD Y PROTECCIÓN DE LA INFORMACIÓN:
El Profesional en Poligrafía debe tomar las medidas necesarias para garantizar la seguridad y confidencialidad de la información recopilada durante las pruebas de polígrafo. Esto incluye el almacenamiento seguro de los registros y la protección contra el acceso no autorizado.
La información obtenida no debe ser socializada con ninguna persona diferente a la Líder o la Gerencia de la empresa, ni con ningún externo.
5. FALLAS O DAÑOS EN LOS EQUIPOS DE POLIGRAFÍA O ACCESORIOS:
Cuando un equipo presente una falla durante una prueba poligráfica, es conveniente que el Profesional en Poligrafía actúe de manera discreta y se comunique con la Líder o El Ingeniero de Sistemas de la manera más prudente posible y buscar una solución oportuna. La confidencialidad y la integridad de los resultados son fundamentales. Al abordar el fallo de manera discreta, el Profesional en Poligrafía evita generar preocupación innecesaria con el candidato.
Comunicarse de manera prudente sin que el examinado se dé cuenta, garantiza que se tomen las medidas adecuadas para solucionar el problema y minimizar cualquier impacto negativo en la prueba y en la reputación de la empresa.
6. ACTUALIZACIÓN Y CUMPLIMIENTO DEL PROTOCOLO:
En caso de ser actualizado el protocolo, el Profesional en Poligrafía debe revisar y familiarizarse con las versiones actualizadas y cumplir con sus disposiciones.
Además de este protocolo, se requerirá que el Profesional en Poligrafía firme un Acuerdo de Confidencialidad que será presentado y explicado por la Líder encargada del departamento de poligrafía. Este acuerdo establece el compromiso del Profesional en Poligrafía de mantener la confidencialidad de la información obtenida durante las pruebas de polígrafo, asegurando la privacidad y protección de los datos del candidato.
7. PAGO:
El Profesional en Poligrafía deberá enviar la cuenta de cobro/factura correspondiente por los servicios prestados durante el mes en curso entre los días 25 y 28 de cada mes. La cuenta de cobro debe ajustarse al formato de cuentas de cobro de la empresa y enviarse al correo: recurso.humano@spcltda.net . Se solicita adjuntar la Cuenta de Cobro, Rut, Cédula, Certificación Bancaria y Pago de Prestaciones Sociales (si aplica). Esta Cuenta de Cobro será cancelada entre los días 20 – 25 del siguiente mes mediante transferencia.
NOTA: EN CASO DE NO ENVIAR LA CUENTA DE COBRO EN LOS DÍAS ESTABLECIDOS, ESTA QUEDARÁ PARA EL SIGUIENTE MES POR CUESTIONES CONTABLES Y LA DIAN.